Aperçu du poste
Sous la direction générale du Chef, FMU et rapportant directement à l’Agent de Gestion des Installations, l’Assistant Gestion des Installations (FMA) est responsable de la gestion efficace et efficiente des services d’hébergement au sein de l’organisation. Cela implique de coordonner et de préparer l’hébergement pour le personnel entrant et sortant, d’assurer l’attribution des chambres en temps opportun, de maintenir les normes d’hébergement et de superviser la propreté et la fonctionnalité globales de toutes les installations d’hébergement. Le titulaire est responsable de la mise en œuvre des directives et lignes directrices émises par notre client.
Objectifs du rôle
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’Assistant Gestion des Installations (FMA) exécutera les tâches suivantes :
Réservation et Coordination de l’Hébergement
- Traiter toutes les demandes de réservation rapidement.
- Préparer les statistiques hebdomadaires d’hébergement, les prévisions et les plans d’attribution des chambres pour approbation par le CFMU/CEFMS.
- Coordonner la préparation des chambres de transit et des chambres VIP.
- S’assurer que tous les hébergements résidentiels à court terme sont adéquatement préparés et prêts à être occupés.
- Faciliter le processus d’enregistrement pour tout le personnel en transit et les occupants à court terme, en attribuant des chambres et en fournissant les informations nécessaires.
- Coordonner le processus de départ, en assurant le retour des clés des chambres et d’autres articles.
Maintenance de l’Hébergement
- Effectuer des inspections quotidiennes des chambres vacantes, préparer des rapports de déficience et créer des ordres de service.
- S’assurer que tous les hébergements résidentiels respectent les conditions standardisées.
- Maintenir la propreté et la fonctionnalité de tous les hébergements de transit.
- Coordonner avec les unités concernées pour traiter les problèmes de maintenance et les réparations d’urgence.
- Collaborer avec d’autres unités pour assurer l’ameublement et la préparation en temps opportun des nouveaux hébergements.
- Effectuer des inspections régulières des installations d’hébergement à travers la Somalie et signaler les déficiences.
Tâches Administratives
- Préparer des rapports mensuels d’occupation de l’hébergement pour le recouvrement des coûts.
- Liaison avec les Agents Administratifs Régionaux (RAOs) pour obtenir les rapports nécessaires.
- Soumettre des rapports hebdomadaires, mensuels et de fin sur l’avancement des travaux.
- Soumettre des rapports ad hoc selon les besoins.
Rapport du projet
Ce rôle rapportera directement à l’Agent de Gestion des Installations.
Compétences clés
- Professionnalisme : Fait preuve de fierté dans le travail et les réalisations ; démontre une compétence professionnelle tout au long. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, observer les délais et obtenir des résultats ; motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles et fait preuve de persévérance face à la complexité, restant calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité de l’intégration des perspectives de genre et de l’égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
- Planification et Organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires, ajustant le travail selon les besoins. Alloue un temps et des ressources appropriés pour terminer les tâches ; prévoit les risques et permet des contingences dans la planification. Surveille et ajuste les plans et actions selon les besoins en utilisant le temps efficacement.
- Orientation Client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à comprendre le point de vue des clients ; Établit et maintient des partenariats productifs grâce à la confiance et au respect ; identifie les besoins des clients et les adapte à des solutions appropriées. Surveille et anticipe les problèmes, en tenant les clients informés tout au long. Respecte les délais pour la livraison des produits et services aux clients.
Gestion d’équipe
Ce rôle n’a pas de responsabilité de gestion d’équipe
Informations complémentaires
Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler pour ce rôle.
Comment postuler
https://app.tayohr.io/jobs/detail/vac-46629-facilities-management-assistant-45348