Le Comité International de Secours (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, aidant à restaurer la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde, travaillant dans plus de 40 pays et 29 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Une force pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en restaurant la sécurité, la dignité et l’espoir à des millions de personnes. Si vous êtes un créateur de changement passionné et axé sur les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde pour un avenir meilleur.
Le Gestionnaire Régional du Soutien Exécutif (RESM) est un membre essentiel des équipes régionales d’Afrique de l’Ouest et d’Afrique Centrale (WACAR), responsable de fournir des services administratifs et de soutien de bureau de premier ordre pour les équipes de direction régionales WACAR afin d’assurer des opérations fluides et des performances de haut niveau. Ce rôle nécessite d’excellentes compétences en gestion, organisation et communication pour collaborer avec le Vice-Président Régional, les Responsables Régionaux et les Directeurs Pays. Le poste relève du Vice-Président Régional pour WACAR et travaille en étroite collaboration avec le Directeur Régional Adjoint, les Responsables Régionaux et les Directeurs Pays.
Responsabilités
Administration Générale pour l’Équipe Régionale 60%
Administration
• Fournir un soutien de gestion de bureau de haut niveau au Vice-Président Régional, au Directeur Régional Adjoint et aux équipes, y compris la gestion de logistiques de bureau diverses et complexes, la centralisation de la planification, des demandes de réunion et de l’archivage.
• Organiser toutes les réunions inter-départementales, y compris l’élaboration et la distribution d’ordres du jour complets, la prise et le partage de notes, la préparation de présentations ou de documentation connexe, la réservation de salles, etc., et le suivi des plans d’action selon les besoins.
Soutien informatique :
• Fournir un soutien en coordination et dépannage informatique, en liaison avec le service d’assistance informatique si nécessaire pour le Vice-Président Régional, le Directeur Régional Adjoint et les Directeurs Pays.
• Prendre la tête du développement et de la maintenance de l’espace intranet RescueNet WACAR, y compris le téléchargement de données/mises à jour.
Communication :
Gérer les appels entrants quotidiens, les demandes de renseignements et les courriels et les traiter en conséquence. Soutenir la communication régionale.
Soutien Financier :
• En collaboration avec l’équipe financière et des achats de Global Real Estate and Workplace Solutions (GREWS) I-HUB, soulever des demandes d’achat.
• Maintenir un suivi financier pour les visites dans la région pour s’assurer que les paiements nécessaires sont effectués en temps opportun.
• Maintenir les procédures de gestion des dépenses liées à Integra pour les équipes régionales supérieures WACAR.
Soutien aux Voyages
• Coordonner et superviser la logistique de bout en bout pour les voyages et visites sur le terrain des dirigeants supérieurs de l’IRC, y compris la conception d’itinéraires, la préparation de documents d’information et les ajustements en temps réel pour assurer une expérience exécutive fluide et sécurisée,
• Suivre les détails des voyages, visas et hébergements, et coordonner les horaires pour les visiteurs supérieurs dans la région selon les besoins.
• Soutenir les besoins d’intégration pour les nouveaux membres de l’équipe régionale.
• Représenter gracieusement et diplomatiquement l’IRC en interne et en externe.
Planification et Réalisation d’Événements
• Développer et gérer des calendriers régionaux WACAR complets, y compris les événements internes et externes.
• Contribuer à l’exécution impeccable des engagements/événements critiques dans les régions gérés par l’IRC, en assurant une logistique fluide et un soutien aux parties prenantes. Organiser et exécuter des conférences et ateliers régionaux selon les affectations, y compris l’organisation de dates, heures, lieux, voyages, restauration appropriés et la réconciliation des dépenses par rapport aux budgets approuvés.
• Capturer les principaux points à retenir des événements et suivre les éléments d’action.
Soutien à l’analyse pour la région 20%
• Compiler les informations connexes des séminaires, conférences et ateliers, la recherche documentaire et créer des données pour la prise de décision du SMT Régional.
• Soutenir la création de tableaux de bord de données selon les directives du Vice-Président Régional et du Directeur Régional Adjoint.
Communications 20%
• Fournir un soutien de communication de haut niveau au Vice-Président Régional et au Directeur Régional Adjoint, y compris la gestion du calendrier, la gestion des réunions/rendez-vous, fournir un soutien dans la gestion des courriels, gérer les voyages et suivre les initiatives clés.
• Maintenir et mettre à jour la liste de contacts externes de la région ainsi que les listes de diffusion régionales internes.
• Sous la direction du Vice-Président Régional et/ou du Directeur Régional Adjoint, produire des communications écrites polies en anglais et en français.
• Soutenir la préparation de la communication interne selon les demandes du Vice-Président Régional et du Directeur Régional Adjoint.
Relations de Travail Clés :
Le poste relève du Vice-Président Régional WACAR
Le poste supervise directement : N/A
Autres contacts internes et/ou externes :
Interne :
• Directeur Régional Adjoint
• Responsables Régionaux
• Équipes des Programmes Pays : Directeurs Pays et Équipes de Direction Supérieures
• Équipe Global Real Estate and Workplace solutions (GREWS) à I-HUB
• Contact fréquent avec le siège et le personnel mondial
Externe :
• Contreparties d’ONGI, Conseillers Juridiques, Entités Gouvernementales et Officielles.
Exigences du Poste :
Éducation : Licence en administration des affaires ou tout domaine connexe.
Expérience Professionnelle : 4 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, de préférence travaillant dans un environnement d’ONGI.
Compétences et Aptitudes Démonstrées :
• Pour être efficaces, les gestionnaires régionaux du soutien exécutif doivent posséder des qualités proactives et démontrer de la prévoyance dans leur travail.
• Solides compétences en communication et relations interpersonnelles : capacité démontrée à travailler efficacement au sein et à travers une grande organisation à but non lucratif complexe, à la fois latéralement et verticalement, et à communiquer diplomatiquement avec une variété de personnes dans un environnement multiculturel.
• Grande discrétion et éthique dans les environnements de haut niveau.
• Capacité démontrée à s’engager avec confiance avec les dirigeants de niveau C-suite et VP, et à gérer des événements de haut niveau et des exigences protocolaires avec professionnalisme et précision.
• Excellentes compétences organisationnelles : capacité à travailler de manière indépendante dans un environnement rapide et orienté vers les détails et à organiser efficacement le flux de travail d’une équipe rapide.
• Attention aux détails éprouvée : capacité à suivre et traiter simultanément et avec précision de multiples détails.
• Solides compétences visuelles : capacité à aider à la préparation de graphiques et de diagrammes dans Excel et PowerPoint ;
• Familiarité avec les outils d’IA est un atout.
• Attitude de travail flexible : capacité à travailler de manière productive dans un environnement d’équipe et de manière indépendante.
• Digne de confiance avec une capacité à maintenir des informations confidentielles.
• Solides compétences en rédaction et édition : capacité à rédiger et éditer des documents et correspondances professionnels en anglais et en français.
• Solides compétences informatiques : capacité à travailler efficacement et avec précision avec MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint, et à s’adapter à de nouvelles applications.
Environnement de Travail
Le poste est basé à Nairobi, Kenya avec un environnement de travail de bureau standard.
NORMES PROFESSIONNELLES
Tous les travailleurs du Comité International de Secours doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux décrits dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Nos normes sont l’Intégrité, le Service, l’Égalité et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et fait respecter des politiques sur Safeguarding, les Conflits d’Intérêts, l’Intégrité Financière, et le Signalement des Actes Répréhensibles et la Protection contre les Représailles. L’IRC s’engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où les gens se sentent en sécurité, et à prendre toutes les actions et mesures correctives nécessaires lorsque des préjudices surviennent. L’IRC constitue des équipes de professionnels qui favorisent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l’objectivité pour fournir les meilleurs services possibles à nos clients.