Consultant pour le renforcement des capacités en Gestion du Cycle de Projet (GCP/PCM) des équipes SERA/MEAL et programmes de DCA et ses partenaires nationaux

1. INTRODUCTION
2. Contexte et justification

DanChurchAid (DCA) est une organisation humanitaire internationale qui œuvre en République Centrafricaine dans les domaines de la protection, de la sécurité alimentaire, des moyens d'existence, prévention de conflit et résolution de la paix (Peacebuilding). Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes, DCA travaille en étroite collaboration avec plusieurs organisations partenaires locales et internationale afin d'assurer des interventions de qualité répondant aux besoins des populations affectées.

En République Centrafricaine, les interventions de DCA couvrent notamment les préfectures de la Kémo, Haute koto, Ouham-pendé et Lim Pensé, avec des bureaux de terrain à Bocaranga, Bria et Sibut. L'organisation contribue à créer des communautés plus sûres, plus résilientes et capables de faire face aux crises tout en favorisant la cohésion sociale et le développement socio-économique.

L'amélioration continue de la qualité des programmes constitue une priorité stratégique de DCA. À cet effet, la maîtrise des principes de la Gestion du Cycle de Projet (Project Cycle Management - PCM) par les équipes MEAL et programme de DCA et ses partenaires locaux est essentielle pour garantir une meilleure conception, planification, mise en œuvre, suivi, évaluation et capitalisation des interventions.

Dans cette perspective, DCA souhaite recruter un(e) cabinet de consultants externe chargé(e) de concevoir et d'animer une formation pratique visant à renforcer durablement les capacités des équipes MEAL et des partenaires locaux en Gestion du Cycle de Projet afin d'améliorer la qualité des programmes.

2. Objectif général

Renforcer les capacités techniques des équipes MEAL de DCA et des partenaires locaux en Gestion du Cycle de Projet afin d'améliorer la qualité, la performance, la redevabilité et l'impact des programmes mis en œuvre par DCA en République Centrafricaine.

Objectif spécifique, résultats attendus et activités

Objectif spécifique 1 : Instaurer une compréhension commune de la GCP entre équipes MEAL et programmes de DCA et de ses partenaires.

• Résultat 1.1: les équipes MEAL DCA, les points focaux MEAL partenaires et les chefs de projet maitrisent les étapes du cycle de projet.

Activités résultat 1.1

• Conduire une formation avancée sur la GCP, intégrant des travaux de groupe pour maitriser les étapes du cycle d’un projet,
• Administrer un pré-test et post test pour mesurer les acquis
• Résultat 1.2 : les outils GCP sont codéveloppés et harmonisés entre DCA et ses partenaires

Activités résultat 1.2

• Conduire un atelier de présentation, d’harmonisation et de formation à l’utilisation des outils DCA : TDR, Project Management Follow up (PMF) : matrice de suivi des activités, Budget follow up, Cadre MEAL
• Conduire un atelier de validation finale des outils GCP avec les équipes MEAL et programmes DCA et partenaires

Objectif spécifique 2 : Renforcer la coordination dans le suivi et la gestion des données

• Résultat 2.1 : les cadres logique et plan de suivi incluent les indicateurs SMART et KOI (Key Outcome Indicator) et sont élaborés conjointement pour tous les projets de la mission DCA en RCA,

Activités résultat 2.1

• Conduire une formation sur la formulation d’indicateurs SMART, la compréhension des KOIs et la définition des cibles, incluant la mise à jour des cadres logiques, de ses indicateurs, et de la stratégie de collecte des données propre à chaque projet
• Conduire un atelier pratique de révision des cadres logiques existants,
• Résultat 2.2 : un système de collecte et d’analyse Kobo Toolbox, Excel, Power BI est opérationnalisé et utilisé de façon coordonnée,

Les taches du résultat 2.2

• Conduire une formation sur la conception de formulaires Kobo et la gestion des données pour les équipes MEAL DCA et partenaires,
• Conduire une formation avancée à l’analyse Excel : TDC, graphique et nettoyage
• Appuyer le département MEAL dans la création des Dashboard (Excel ou Power BI)

Objectif spécifique 3 : Améliorer la coordination MEL, Partenaire et Programme en suivi, évaluation, et apprentissage

• Résultat 3.1 : les processus d’évaluation : Baseline, PDM, finale sont planifiés et mis en œuvre conjointement

Activités résultat 3.1

• Conduire une formation sur la méthodologie d’évaluation (dont la conception de TDR et plan d’échantillonnage), la maitrise des outils de collecte,
• Conduire une formation sur l’analyse des données et la rédaction de recommandations

Objectif spécifique 4 : Assurer la pérennisation via une coordination institutionnalisée

• Résultat 4.1 : une boite à outils de MEAL-CGP commune à DCA et ses partenaires est développée et maitrisée

Activités résultat 4.1

• Les outils développés lors de la consultance sont compilés et accompagnés d’une notice d’utilisation

1. Participants

• 7 staffs MEAL (1 manager ; 4 chargés, un assistant et un point focal redevabilité)
• 10 points focaux partenaires (1 MEAL + 1 chef de projet par organisation partenaires - soit 5 ONG nationales)
• 8 chefs des projets DCA

1. METHODOLOGIE

• La méthodologie de renforcement des capacités sera élaborée par le consultant externe, en étroite collaboration avec le Directeur des Programmes et le MEAL manager de DCA. Elle reposera sur une approche participative et axée sur la pratique, combinant des sessions de formation en présentiel, des études de cas utilisant des projets actuels, des travaux de groupe, des exercices pratiques et des séances de coaching. Les formations à distance sont proscrites – ou devront être dument justifiées dans la proposition de consultance.
• Les activités seront conçues pour répondre aux besoins de l’organisation en matière de renforcement des capacités des équipes MEAL, des équipes programmes et des partenaires dans le domaine de la Gestion du Cycle de Projet (GCP). Une attention particulière sera portée à l’équilibre entre les apports théoriques et leur mise en application opérationnelle, ainsi qu’à l’évaluation des acquis, afin de mesurer les progrès réalisés par les participants en matière de connaissances et de compétences.

IV. LIVRABLES ATTENDUS

Le cabinet de consultants(e) soumettra les livrables ci-après en français et en format électronique éditable :

• Un rapport de démarrage (maximum 3 pages) à partir de l’examen de la documentation de la consultance et des entretiens avec le comité du suivi. Vous avez un délai maximum de 7 jours après signature du contrat pour exécuter cette obligation (week-ends et jours fériés inclus).
• Un rapport d’étape (maximum 3 pages) précisant le déroulement de la mission au plus tard 5 jours ouvrés suivant la fin de la mission en RCA.
• Un rapport provisoire conforme au plan approuvé avec la méthodologie validée par le comité de suivi de l’étude, au plus tard deux (02) semaines suivant la fin de la mission en RCA.
• Un rapport final [maximum 20 pages (texte principal, annexes exclues), dont maximum 1 page de résumé exécutif]. Il doit contenir une description suffisamment détaillée du travail effectué. Ce rapport doit être déposé au plus tard deux (02) semaines suivant l’atelier de validation, en version numérique.

V. CALENDRIER ET PLAN DU TRAVAIL

Le calendrier de travail proposé par le consultant devra inclure un minimum de 30 jour ouvré (soit 6 semaines complètes), spécifier les dates planifiées de soumission des différents rapports, et les jours passés dans le pays auprès des équipes qui suivront la formation.

Activités

Périodes en semaines

1. Sélection du consultant et finalisation des procédures administratives
2. Analyses documentaires
3. Rapport de démarrage
4. Formation des équipes (MEAL, partenaire et programme)
5. Rapport d’étape
6. Rapport provisoire
7. Débriefing avec le comité de suivi
8. Atelier de validation du rapport
9. Rapport final

VI. LIEU, PÉRIODE, DURÉE ET MODALITÉS LOGISTIQUES ET FINANCIÈRES

6.1 Lieu et période de la formation

La formation et les principaux ateliers en présentiel se tiendront à Bangui, en République Centrafricaine, dans une salle de formation mise à disposition par DCA.
6.2 Frais opérationnels
Les frais de déplacement à destination de la RCA et en RCA devront être explicitement proposés et budgétisés par le soumissionnaire.

Les frais de logement à Bangui devront être explicitement proposés et budgétisés par le soumissionnaire. DCA s’engage à faciliter, si le besoin est émis par le soumissionnaire, les démarches de recherche et réservation d’un logement.
Les déplacements journaliers liés à la formation seront assurés par DCA. Les frais de restauration pendant la formation seront assurés par DCA.

Tout autre frais de déplacement et de restauration sera à la charge du soumissionnaire.

6.3 Démarrage et période indicative

La mission est prévue pour démarrer à compter de la contractualisation du consultant, avec une date indicative de démarrage fixée la seconde moitié d'octobre 2026.

La date exacte de démarrage sera arrêtée d’un commun accord entre DCA et le cabinet de consultance retenu, en fonction de la signature du contrat et des disponibilités des parties.

La formation à Bangui devra avoir lieu sur une période de 10 jours ouvrés. La période indicative est fixée aux dates suivantes 09 au 20 novembre 2026, avec une flexibilité d'une semaine selon la disponibilité des parties.

6.4 Durée et présence en RCA

La consultance est prévue pour un minimum de 30 jour ouvré, soit environ 6 semaines complètes. La proposition technique devra présenter un chronogramme détaillé indiquant les jours de préparation, les jours de formation/atelier en présentiel à Bangui, les jours consacrés au coaching et à l’accompagnement, ainsi que les jours consacrés à la production et à la validation des livrables.

6.5 Répartition indicative des responsabilités financières

Afin de permettre la préparation d’offres financières comparables, les soumissionnaires devront présenter une ventilation budgétaire détaillée. Sauf indication contraire dans le contrat, les principes suivants s’appliquent :

• DCA prendra en charge l’organisation locale de la formation, notamment la mise à disposition de la salle de formation et les dispositions logistiques internes convenues avec les participants.
• Le cabinet de consultance devra intégrer dans son offre financière l’ensemble des coûts liés à la réalisation de sa prestation, notamment les honoraires, les frais de préparation et de conception des supports, ainsi que les frais de déplacement, d’hébergement, de transport et autres frais nécessaires à la mission lorsque ceux-ci sont applicables.
• Tout coût additionnel ou dépense exceptionnelle devra être clairement identifié et soumis à l’approbation préalable de DCA avant engagement.
• Les soumissionnaires devront préciser clairement dans leur offre financière les hypothèses retenues pour chaque poste budgétaire afin de faciliter la comparaison des propositions.

6.6 Atelier de validation

L’atelier de validation finale des outils et du rapport se tiendra à Bangui, en présentiel, sauf accord contraire entre DCA et le consultant. Le consultant devra prévoir dans son offre technique et financière les ressources nécessaires à sa préparation, son animation et la finalisation des livrables issus de cet atelier.

VII. DISSEMINATION DES CONCLUSIONS

Les résultats de la consultance seront exclusivement partagés avec l'équipe de DCA de la RCA conformément à l’arbre de communication. Le rapport final ainsi que toutes les données récoltées resteront la propriété de DCA.

VIII. CONSIDERATION ETHIQUE

DCA et Le cabinet de consultants(e) retenu(e) s’engagent à respecter les principes éthiques les plus élevés tout au long de la mission. Cette consultance étant axée sur la formation, l’accompagnement et le renforcement des capacités du personnel et des partenaires, toutes les interactions devront être réalisées dans un climat de respect, de professionnalisme, de transparence et de confidentialité

• Le cabinet de consultance veillera à ce que la participation des membres du personnel de DCA, des partenaires nationaux et de toute autres parties prenantes impliquées dans les activités de la consultance soit entièrement volontaire et exempte de toute forme de contrainte ou de pression. Toute information recueillie dans le cadre des ateliers, entretiens, évaluations des capacités, exercices pratiques ou sessions de coaching sera traitée de manière strictement confidentielle et utilisée uniquement aux fins de la présente mission.
• Le cabinet de consultance devra obtenir le consentement libre et éclairé des participants avant toute collecte d’information, prise de photographie(s), enregistrements audio ou vidéo, ou utilisation d’autres supports de communication. Les objectifs de la collecte, les modalités d’utilisation, de stockage et de diffusion éventuelle de ces informations ou médias devront être clairement expliqués aux participants et formellement acceptés par ceux-ci.
• Par ailleurs, le cabinet de consultance s’engage à respecter les politiques de protection des données, de confidentialité, de sauvegarde (Safeguarding), de prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA) ainsi que toutes les procédures internes de DCA applicables dans le cadre de cette mission. Les informations sensibles obtenues auprès du personnel, des partenaires ou des bénéficiaires ne pourront être divulguées à des tiers sans autorisation préalable de DCA.
• Enfin, le cabinet de consultance ainsi que toute personne mobilisée dans le cadre de la mission, devront adhérer au Code de conduite de DCA et promouvoir les valeurs fondamentales de l’organisation, notamment le respect, la responsabilité, l’intégrité, la non-discrimination et la redevabilité. Toute activité réalisée dans le cadre de cette consultance devra contribuer à créer un environnement sûr, inclusif et respectueux pour l’ensemble des participants et parties prenantes.

Eligibilité

• Le présent TdR pour le recrutement de cabinet de consultance est ouvert aux bureaux d’études légalement établi dans son pays d’origine et disposant d’une expérience avérée en renforcement des capacités dans le domaine de la Gestion du Cycle de Projet (GCP) et du Suivi, Evaluation, Redevabilité, Apprentissage (SERA/MEAL). Les candidatures individuelles ne sont pas éligibles à cet appel à projet.
• Le cabinet candidat devra adhérer aux politiques de « tolérance zéro » relatives à l’exploitation et aux abus sexuels, ainsi qu’à la politique anti-corruption du DCA.
• Le soumissionnaire devra également démontrer une bonne connaissance des enjeux et des problématiques liés au GCP et au SERA/MEAL, en particulier en contexte humanitaire et de relèvement.

IX. QUALIFICATION ET EXPERTISE

• Diplôme universitaire supérieur en Statistique, science Sociale, Gestion de projet, suivi et évaluation ou dans une discipline connexe ;
• Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine MEAL et renforcement des capacités,
• Au moins 3 ans d’expérience avérée dans la formation des ONG et partenaires nationaux ;
• Démontrer une compréhension et une expérience pertinente en renforcement de capacité sur la Gestion du Cycle de Projet ;
• Capacité a facilité des ateliers multi acteurs : MEAL/Programme ; ONGI/ONGN ;
• Maitrise de Kobo, Excel avancé, Power BI ;
• Connaissance des standards CHS, sphère, bailleurs ECHO, UE, CBPF, MEAE français, Agences UN (dont UNPBF) est un atout,
• Avoir une expérience de travail dans le contexte similaire de la RCA ou s’en rapprochant est un atout ;
• Excellentes capacités de communication, de présentation orale, et de rédaction en français, aptitudes d’analyse et de présentation.

Les documents constituants l’offre du soumissionnaire sont les suivants :

1. Le document officiel prouvant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis de la législation centrafricaine ;

2. Les références juridiques du consultant ;

3. Les références techniques et financières des cinq dernières années dans des consultances similaires ;

4. La liste et les curriculums vitae (CV) du personnel prévu pour la consultance.

   X. CRITERES DE L’EVALUATION

Les offres des soumissionnaires seront évaluées en fonction, entre autres, des critères ci-dessous et des points seront attribués sur une échelle de 1 à 10 pour chacun des critères stipulés ci-dessous :

Critères techniques:

1. Qualité technique de l'offre: 35%

Compréhension méthodologique et outils MEAL : Capacité démontrée à comprendre et appliquer la méthodologie, les outils MEAL, et à former ONG/partenaires dans la Gestion du Cycle de Projet (GCP): 1 à 10 (25%)

Style et présentation : Clarté du langage, pertinence du style, sophistication et qualité de la présentation écrite: 1 à 10 (10%)

2. Expertise: 55%

Expérience professionnelle avérée : Expertise en suivi-évaluation, recherche et gestion de projets: 1 à 10 10%

Expérience contextuelle : Travail préalable dans des contextes similaires (Afrique centrale, République Centrafricaine): 1 à 10 (10%)

Compétences linguistiques : Excellente communication orale et écrite en français: 1 à 10 (10%)

Maîtrise du cycle de projet : Connaissances solides et démontrées du GCP: 1 à 10 (15%)

Compétences techniques spécifiques : Formation ONG/partenaires et maîtrise des outils Kobo, Excel, Power BI: 1 à 10 (10%)

3. Qualifications Personnelles: 10%

Qualifications académiques : Diplôme universitaire supérieur en gestion de projet, statistique, développement rural, entrepreneuriat, sociologie ou discipline connexe pertinente: 1 à 10 (10%)

Score total maximum: 80 (100%)

Critère d'exclusion : toute offre financière supérieure à 27,800€ (TTC et incluant les frais bancaires/de transfert).

Après avoir formulé par écrit ses conclusions provisoires, mais avant de clôturer l’évaluation technique, le comité d’évaluation pourra organiser des entretiens aRvec les consultants dont les offres auront été jugées techniquement conformes. Ces entretiens se tiendront en ligne. La date et l’heure seront communiquées aux soumissionnaires au moins trois jours à l’avance.

Pour accéder à l’étape suivante, les soumissionnaires devront obtenir une note globale d’au moins 50 % à l’issue de l’évaluation technique. L’offre financière sera ensuite examinée et mise en regard de l’offre technique. Elle devra clairement indiquer le coût total proposé et être accompagnée d’une ventilation budgétaire détaillée.

En cas de force majeure empêchant un soumissionnaire de participer à l’entretien, une nouvelle date et un nouvel horaire, convenus d’un commun accord entre les parties, seront fixés. Si le soumissionnaire n’est pas en mesure de participer à l’entretien à cette nouvelle date, son offre sera éliminée de la procédure d’évaluation.

XI. MODALITES DE PAIEMENT DE LA CONSULTATION

Le paiement sera effectué en 3 tranches :

• 30% : après approbation de la méthodologie et validation du rapport de démarrage par le comité de suivi ;
• 40% : après validation du rapport provisoire par le comité de suivi ;
• 30% : après approbation du rapport final de l’étude.