ZOA recrute – Assistant(e) Finances & Administration

Poste : Assistant(e) Finances & Administration

Lieu de travail : Bureau de Kampala

Date de début : Février 2026

Date limite de candidature : 11 janvier 2026

Durée du poste : Contrat d’un an renouvelable

Heures de travail : Temps plein (40 heures par semaine)

À propos de ZOA

Nous sommes là pour les personnes qui ont tout perdu suite à un conflit armé ou une catastrophe naturelle.

ZOA, en tant qu’ONG internationale, soutient les personnes qui ont tout perdu suite à un conflit armé ou une catastrophe naturelle. Ensemble, nous pouvons leur venir en aide dans les situations d’urgence et rester fidèles aux communautés à mesure qu’elles se rétablissent – en leur offrant de nouvelles opportunités de se prendre en charge. Le travail de ZOA est coordonné depuis les Pays-Bas. Nous sommes actifs dans plusieurs pays d’Afrique, d’Amérique du Sud, de la région du Moyen-Orient et d’Asie. Nous travaillons avec environ 900 employés dans le monde et avec des partenaires (locaux). Nous vous invitons à rejoindre notre équipe de collègues engagés.

Notre travail en Ouganda

En Ouganda, ZOA a des bureaux à Kampala, dans le Nil occidental (Arua), en Acholie (Kiryandongo) et au Karamoja (Amudat). ZOA Ouganda travaille à la fois dans l’aide d’urgence et le rétablissement sur les thèmes de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, de l’éducation primaire/accélérée/professionnelle, et de la gestion des conflits avec un accent particulier sur la sécurité foncière.

ZOA Ouganda recherche un(e) Assistant(e) Finances & Administration pour son bureau de Kampala.

Votre défi

Le poste est responsable de l’exécution des procédures et pratiques liées aux finances et à l’administration conformément aux politiques de ZOA, de la facilitation du personnel du bureau de coordination de Kampala, du suivi de la gestion des stocks et de l’utilisation des ressources au sein du bureau.

L’Assistant(e) Finances & Administration occupe un rôle technique au sein du département des Opérations et rend compte au Responsable Financier, à Kampala. Il/elle soutient les membres de l’équipe de projet dans la mise en œuvre.

Vos principales tâches et responsabilités

Banque

• Responsable de l’enregistrement rapide et précis des transactions dans Excel et ZOA ERP.
• Tenue des grands livres de caisse et de banque [Excel/ERP].
• Responsable des rapports de fin de mois, y compris, mais sans s’y limiter – rapprochement bancaire, impôt retenu à la source, suivi des avances de travail, rapprochement de caisse et autres processus de reporting qui peuvent être requis de temps à autre.
• Assure le traitement rapide des transactions pour les paiements autorisés.
• S’assure que tous les paiements sont dûment appuyés par la documentation requise et autorisés ; veille également à ce que les reçus/preuves de paiement soient récupérés et classés.
• Maintenir un système de classement approprié (copies électroniques et physiques) pour tous les bons de paiement et les documents financiers pour Kampala et les documents des bureaux de terrain envoyés à Kampala sur une base mensuelle.
• Assure la disponibilité des grands livres de caisse (ERP & Excel).
• Présentera en temps utile les rapprochements des grands livres respectifs sur demande.
• Responsable de la tenue de la feuille de contrôle financier mensuelle ; responsable de la génération, des vérifications et des équilibres, et de la finalisation mensuelle avant le 10 de chaque mois.
• Toute autre tâche assignée par le Responsable ou la Direction supérieure.

Responsable de la caisse détenue à Kampala

• Collecter et examiner les pièces justificatives avant d’effectuer un paiement en espèces.
• Préparer les bons de paiement.
• Préparer les reçus.
• Tenir les bons de petite caisse.
• Demander le réapprovisionnement de la petite caisse au bureau des finances.
• Soutenir le personnel dans la compréhension des procédures et de la documentation financières.
• Suivre les avances et assurer une reddition de comptes appropriée et correctement approuvée par des signatures valides.
• Partager les grands livres d’avances de travail avec le Responsable Financier pour examen et suivi.
• Tenir les formulaires de contrôle de la caisse.
• Fournir des conseils financiers (techniques) aux collègues.
• Soutenir l’équipe du programme dans les paiements en espèces importants, comme les indemnités journalières et les remboursements de transport.
• Préparation des paiements pour les transactions en espèces.

Administration.

• Soutenir les bureaux de ZOA à Kampala avec toutes les dispositions administratives de ZOA.
• Préparer et mettre en œuvre des directives pour les fonctions de soutien de la réception, des photocopies, du nettoyage et de l’entretien des bureaux. Parmi les principales, il y a la mise en place et l’application de directives pour la gestion de l’achat, du stockage et de la distribution des fournitures de bureau.
• Responsable de la tenue d’enregistrements précis des stocks de fournitures de bureau, y compris la papeterie, les consommables, les cartouches/toners, etc.
• Soutenir la gestion des mouvements de documents et de fournitures de ZOA Kampala.
• Responsabilité globale de toutes les dispositions de voyage et d’hébergement pour les invités de ZOA et les membres du personnel de ZOA visitant les bureaux de Kampala.
• Gérer la logistique des invités internationaux ; transferts aéroport, hébergement, soutien aux déplacements sur le terrain et autres questions liées aux invités.
• Gestion des conférences et des événements, y compris la prise de toutes les dispositions requises par les membres de l’équipe ZOA.
• Faciliter les paiements en temps voulu des services publics pour les bureaux de Kampala. Les services publics comprennent l’électricité, l’eau, le téléphone de bureau et toutes autres factures de services publics pour les installations.
• Assurer le bon fonctionnement et l’entretien du bureau, de l’équipement de la maison comme les photocopieuses, les imprimantes, les cuisinières, les micro-ondes, et autres.
• Contribuer à la tenue d’un contrat de bail/location complet, précis et à jour pour ZOA Ouganda.
• Maintenir à jour le suivi des voyages/déplacements du bureau de Kampala.

Maintenance des dossiers.

• Responsable de la tenue des dossiers d’administration et de finances. S’assure que tous les documents d’administration et de finances sont stockés dans un endroit sûr et sécurisé, protégés contre les dommages. Ces dossiers comprennent les dossiers de stock/inventaire, les comptes rendus de réunions. Les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement identifiés et complets.
• S’assurer que tous les états financiers, par exemple, les codes budgétaires, les fiches de paie, les registres/documents et la caisse doivent être sous clé et verrouillés en tout temps.

Autres tâches

• Soutenir la préparation des feuilles de temps pour le personnel de ZOA
• Soutenir les bureaux de terrain dans les transactions et tâches quotidiennes en espèces.

Responsabilité

• Sensibiliser toutes les parties prenantes (bénéficiaires, prestataires de services, partenaires, gouvernement et autres) aux mécanismes de feedback et de plaintes mis en œuvre par ZOA Ouganda.
• Dès réception d’une plainte ou d’un feedback, s’assurer qu’il est correctement documenté en suivant les procédures de reporting correctes.
• Comprendre le code de conduite et les politiques de protection de ZOA, assurer l’adhésion à ces politiques et que les activités du projet sont mises en œuvre avec une approche « Ne pas nuire ».

Votre profil

Identité

• Le candidat doit soutenir pleinement la vision, la mission et les valeurs chrétiennes de ZOA (voir https://www.zoa-international.com/corporate-identity)

Connaissances & Expérience

• Diplôme en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou tout domaine connexe ;
• Au moins trois ans d’expérience au sein d’une ONG internationale ;
• Expérience professionnelle pertinente avérée en finance et administration ;
• Expérience pratique avec l’un des logiciels de comptabilité, Unit4 (ERP) serait un avantage.
• Compétences comptables, y compris la préparation des rapprochements bancaires, la gestion des avances de trésorerie, le rapprochement de caisse ; bonne connaissance des pratiques financières ;
• Maîtrise courante de l’anglais ; ainsi que d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Bonne compréhension des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement avec la capacité de gérer de manière proactive les risques associés aux achats.

Compétences :

• Bonnes compétences en communication, rédaction et facilitation ;
• Bonnes compétences en gestion du temps
• Capacité à effectuer plusieurs tâches tout en garantissant la qualité
• Innovant, créatif et enthousiaste ;
• Bonnes compétences informatiques : Ms Excel et Ms Word ;
• Autonome, capable de travailler avec une supervision limitée ;

Attitude :

• Haut niveau d’intégrité personnelle ;
• Flexibilité et adaptabilité ;
• Sensibilité interpersonnelle et interculturelle ;
• Capable de travailler sous pression et de respecter les délais ;
• Capable de travailler dans un environnement parfois fluide et innovant ;
• Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de ZOA (voir https://www.zoa-international.com/corporate-identity)

Conditions/circonstances spéciales

L’Assistant(e) Finances & Administration sera basé(e) au bureau de ZOA à Kampala.

Le poste est à temps plein (1.0 ETP, 40 heures/semaine). Les heures de travail sont décrites dans le manuel de l’employé de ZOA Ouganda. Une certaine flexibilité des horaires de travail peut être requise, par exemple pour les déplacements le week-end ou pendant les périodes de rapport.

Notre offre

• ZOA offre un rôle stimulant dans un contexte dynamique, et vous ferez partie d’une équipe inspirante et motivée.
• Nous offrons de bons avantages et une rémunération adaptée au secteur des ONG.

Besoin de plus d’informations ?

Pour plus d’informations sur ZOA, veuillez visiter notre site web www.zoa-international.com.

Comment postuler

Intéressé(e) et prêt(e) à postuler ?

Toutes les candidatures intéressées et qualifiées sont priées de postuler directement via le lien de candidature, au plus tard le 11 janvier 2026

Les CV de 5 pages maximum sont appréciés. Veuillez fournir au moins 3 références liées à vos emplois précédents et figurant dans la candidature. Les références des postes précédents ne doivent pas dater de plus de cinq ans.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés et invités à participer au processus de recrutement.

ZOA applique une politique d’égalité des chances et s’engage en faveur de la diversité sur le lieu de travail.
Les femmes et les hommes qualifiés, les personnes de toutes nationalités et origines culturelles, ainsi que les candidats handicapés sont invités à postuler.

Veuillez noter que ZOA effectue des vérifications d’antécédents et de références (y compris la vérification COTER – lutte contre le terrorisme) pour tous les candidats dans le cadre du processus de recrutement. Comme ZOA participe au système interinstitutions de divulgation des inconduites, toutes les vérifications de références incluent un questionnaire écrit : la « Déclaration de conduite », qui sera envoyée aux anciens employeurs concernant les inconduites (telles que l’exploitation, les abus ou le harcèlement sexuels).

Veuillez noter que ZOA ne sollicite pas de fonds pendant le processus de recrutement.
Pour signaler toute conduite contraire à l’éthique, veuillez utiliser ; [email protected] ou [email protected] ou Appeler : 080-020-0121 (numéro gratuit).