Contexte
SoCha est contracté pour fournir un soutien en matière de Suivi, de Rapport et de Renforcement des Capacités (MRCS) afin de compléter et d’augmenter la gestion de la performance du Hub Régional d’Afrique de l’Ouest du Département d’État du Gouvernement Américain pour les activités de son portefeuille au Niger et au Burkina Faso.
Résumé du poste
Vous soutiendrez les fonctions principales de comptabilité et de finance en effectuant une tenue de livres de routine et en contribuant aux opérations comptables quotidiennes. Vous préparerez la documentation justificative, organiserez les dossiers et maintiendrez des fichiers financiers précis. Vous participerez aux clôtures mensuelles et à l’archivage des documents conformément aux procédures internes. Le rôle nécessite de solides compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et la capacité à respecter les délais. Le candidat idéal détient un diplôme de licence pertinent, parle couramment l’anglais et le français, et a de l’expérience dans des projets financés par des donateurs (par exemple, USAID), avec une maîtrise des systèmes de gestion financière.
Vous soutiendrez également les équipes finance, administration et programme en gérant les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes. Les responsabilités incluent le classement et l’archivage des documents, la gestion de la petite caisse, la documentation de voyage, les paiements d’impôts, les factures de services publics et la logistique de bureau. Vous aiderez à organiser des réunions et des ateliers, à accueillir les visiteurs, à gérer les fournitures de bureau et à entretenir les installations de bureau. Vous gérerez les communications, suivrez les mouvements du personnel, rédigerez la correspondance officielle et contribuerez à un environnement de travail professionnel, ordonné et efficace.
Responsabilités clés
Soutien administratif
- Fournir un soutien administratif aux équipes finance, opérations et programme, y compris la numérisation, la photocopie, le classement et l’archivage des documents.
- Gérer la petite caisse : effectuer les paiements, collecter les reçus, préparer les demandes de réapprovisionnement et effectuer les réconciliations.
- Photocopier ou numériser les bordereaux de petite caisse et les documents du grand livre dans le système SoCha, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient joints et que les règles de nommage des fichiers soient respectées.
- S’assurer que les imprimantes sont toujours approvisionnées en papier et que les zones environnantes sont maintenues propres.
- Préparer et soumettre les documents administratifs de voyage, y compris les ordres de mission, pour validation.
- Contribuer au paiement des impôts sur le revenu du personnel, des taxes des fournisseurs, des frais gouvernementaux et des factures de services publics.
Soutien aux opérations
- Aider à organiser des réunions, des formations et des ateliers : installation de la salle, planification, préparation des documents et restauration.
- Soutenir le bon déroulement des réunions et des ateliers, y compris la prise de notes et la rédaction/distribution des procès-verbaux.
- Rédiger et formater la correspondance officielle en utilisant un langage approprié et un ton professionnel.
- Gérer les fournitures de bureau et le petit équipement, y compris les produits alimentaires ; assurer un stockage approprié, un suivi des stocks et un réapprovisionnement.
- Accueillir et guider les visiteurs ; servir de premier point de contact et aider à maintenir un environnement de travail accueillant.
- Assurer la propreté et l’hygiène des bureaux, de la cuisine et des toilettes.
- Maintenir et mettre à jour le tableau de suivi des mouvements du personnel, en assurant l’exactitude et des mises à jour rapides.
Soutien aux communications
- Gérer les appels entrants et sortants, le courrier et les communications électroniques.
- Acheminer les lettres, messages et informations au personnel concerné en temps opportun.
- Rédiger des lettres d’invitation pour les visiteurs et/ou consultants.
- Rédiger des demandes de visa ; soumettre, suivre et récupérer les documents de voyage et formulaires pour le personnel expatrié.
Responsabilités financières et comptables
- Effectuer des tâches comptables de routine.
- Soutenir les opérations comptables quotidiennes.
- Préparer et organiser les documents justificatifs requis pour le traitement.
- Numériser et archiver les documents comptables conformément aux procédures internes.
- Participer aux activités de clôture de fin de mois.
- S’assurer que les documents financiers sont complets, précis et bien organisés.
Qualifications
- Diplôme de licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou domaine connexe.
- Bilingue anglais et français (écrit et parlé).
- Maîtrise des logiciels de gestion financière tels que QuickBooks ou systèmes ERP similaires.
- Expérience antérieure avec des organisations financées internationalement.
- Expérience de travail sur des projets financés par l’USAID ou des programmes similaires financés par des donateurs.
- Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
- Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
Localisation
Ce poste est basé dans notre bureau de projet à Niamey, Niger.
Comment postuler
Pour soumettre votre candidature, veuillez fournir votre CV en utilisant le formulaire fourni.