Pays : Kenya
Organisation : Johanniter-Unfall-Hilfe
Date de clôture : 5 Fév 2026
Objectif général du poste
Fournir un soutien administratif pour diverses tâches au sein du Département des RH et de l’Administration.
Lignes hiérarchiques
Rattaché à : Responsable des RH et de l’Administration
Supervision : S/O
Reçoit les conseils techniques de : Responsable des RH et de l’Administration et Chef de Mission
Donne des conseils techniques à : S/O
Remplace : Responsable des RH et de l’Administration
Remplacé par : Responsable des RH et de l’Administration
Stratégie et Vision
- Soutient activement les valeurs de Johanniter et façonne son travail selon ces valeurs
- Contribue au développement et à la mise en œuvre de la stratégie globale de Johanniter International Assistance dans son domaine de responsabilité
- Soutient la mise en œuvre de la stratégie pays dans son domaine de responsabilité, conformément à la stratégie globale de JIA
Tâches liées aux RH :
- Soutient le recrutement de nouveau personnel (publication d’offres d’emploi, première étape de présélection, etc.)
- Soutient l’intégration des nouveaux membres du personnel
- Assiste dans la maintenance des outils et systèmes RH (par exemple, contrats de personnel, planification des congés et suivi des congés, gestion des performances, processus d’immigration, etc.)
- Soutient la tenue des dossiers du personnel, en veillant à ce qu’ils soient à jour, complets et bien organisés
- Assiste dans le classement des documents statutaires.
Tâches liées à l’administration
Effectue les tâches suivantes à la demande du Responsable RH & Administration :
- Effectue des tâches de secrétariat général, y compris, mais sans s’y limiter :
- Photocopies et numérisation de documents
- Correspondance – rédige des e-mails et des lettres au personnel et aux fournisseurs
- Classement des documents administratifs et de la correspondance
- Effectue des tâches de coursier/course, y compris, mais sans s’y limiter :
- Achat d’internet de bureau et de temps d’antenne pour le personnel ; et préparation des documents de liquidation de trésorerie à remettre au Service Financier
- Achat de fournitures de bureau ; coordonne avec les fournisseurs respectifs pour acheter des fournitures de bureau, préparer les liquidations de trésorerie et leurs documents justificatifs à remettre au Service Financier
- Soutient d’autres tâches administratives telles que la livraison de documents à divers bureaux, sur demande.
- Soutient la gestion des installations du bureau de pays et s’assure que les réparations, la plomberie, l’électricité et les travaux d’entretien sont effectués en temps voulu, conformément aux termes du contrat de location
- Soutient le Responsable RH et Administration dans le suivi des paiements des services publics et d’autres factures
- Assiste dans le suivi des factures et reçus administratifs des fournisseurs
- Assiste dans la réservation de taxis, de lieux de réunion/formation et d’hébergement sur demande, en liaison avec la logistique à des fins d’approvisionnement
- Assiste dans la réservation de services de traiteur et d’autres services requis pour les réunions de bureau
- Assiste dans la tenue et la mise à jour des contacts administratifs clés, c’est-à-dire les fournisseurs et vendeurs de divers services et produits
- Assiste dans le suivi des fournitures de bureau (cuisine et nettoyage), de la papeterie et commande les remplacements en temps voulu
- Assiste dans le suivi des demandes adressées au département RH et Administration pour assurer un délai d’exécution efficace dans la prestation de services
- Assiste dans le suivi des feuilles de temps du personnel
- Assiste dans l’élimination appropriée des documents de déchets RH et Administration
- Effectue d’autres tâches qui peuvent être assignées par le Responsable RH & Administration, pertinentes pour le poste
Tâches d’accueil au bureau :
- Accueillir et assister les visiteurs de manière amicale
- S’assurer que la salle de réunion est toujours rangée et aider le personnel à l’aménager si nécessaire
- Gère la correspondance/les colis à la réception et les distribue en interne et en externe
Sauvegarde :
- Soutient le Responsable RH et Administration pour assurer une induction de sauvegarde appropriée pour tout nouveau personnel dans les 8 semaines suivant leur arrivée
- Soutient le Responsable RH et Administration dans l’organisation de formations de sauvegarde et de formations de rappel pour tout le personnel
- Signaler les cas d’incidents de sauvegarde via le mécanisme de signalement approprié
- Promouvoir une culture de sauvegarde au sein de l’organisation et s’assurer que les personnes avec lesquelles nous travaillons ne sont pas exposées à des préjudices ou des abus
Spécifications du Candidat :
Qualification professionnelle et expérience
- Diplôme en Gestion des Ressources Humaines ou un autre diplôme pertinent
- Les jeunes diplômés sont encouragés à postuler
- 0 à 1 an maximum d’expérience dans un poste RH & administration ou similaire
Compétences :
- Bonnes compétences interpersonnelles
- Maîtrise de l’anglais avec d’excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Solides compétences organisationnelles
- Attention aux détails
- Esprit d’équipe
- Excellentes compétences informatiques
Comment postuler
Comment postuler :
- Johanniter est un employeur qui valorise la diversité et l’égalité des chances. Les candidats handicapés sont encouragés à postuler.
- *Nous exigeons des vérifications d’antécédents (y compris le casier judiciaire et les vérifications de références) pour protéger les personnes vulnérables et prévenir les abus*
- Les candidatures pour ce poste DOIVENT inclure les éléments suivants :
- Un CV concis et à jour.
- Une lettre de motivation expliquant comment vous remplissez les critères pour ce poste tels qu’énoncés ci-dessus (pas plus d’une page).
- Les coordonnées de trois références (numéros de téléphone et adresses e-mail).
- Un Certificat de bonne conduite du DCI (datant de moins de 12 mois) – cela sera demandé si le poste vous est proposé.
- Les candidatures ne comprenant pas tous les éléments ci-dessus ne seront pas prises en compte.
- Les candidatures doivent être envoyées à [email protected] jusqu’au 5 février 2026 à 17h.
- Veuillez indiquer Stagiaire RH & Admin dans l’objet de votre e-mail.
- Les candidats présélectionnés seront invités à des entretiens par e-mail.
- Le candidat sélectionné devra être prêt à commencer immédiatement.
Johanniter ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien ou intégration).